Bestuur en dienstverlening

Activiteit	Resultaat	Toelichting status
Programma: 09 Bestuur en dienstverlening
Hoofdactiviteit (rol): 1. Zorgen voor goede besluitvorming in de gemeenteraad en het college met participatie van inwoners
Doorontwikkeling (burger)participatie	Vastgesteld participatiebeleid	Het participatie beleid is vastgesteld in de raad op 30 maart 2023. In september 2023 heeft het college ingestemd met het implementatieplan, de raad is hierover geïnformeerd en heeft het implementatieplan ontvangen ter informatie. Het beleid is in uitvoering, zowel de ambtelijke organisatie, het college als de raad doen praktijkervaring op met het beleid. Ieder traject wordt geëvalueerd om input te verzamelen voor de evaluatie na twee jaar uitvoering. De raad zal worden betrokken bij de evaluatie.
Omzetten inspraakverordening naar participatieverordening	Participatieverordening	De participatieverordening is tegelijk met het participatiebeleid vastgesteld en is in werking per 1 oktober 2023.
Hoofdactiviteit (rol): 2. Deelnemen aan, benutten en bewaken van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Versterken regionale samenwerking	Nota Verbonden Partijen 2022-2025	De verschillende verbonden partijen die vallen onder een gemeenschappelijke regeling, bereiden de aanpassingen van hun regeling voor in het kader van de wettelijke verplichting om uiterlijk op 1 juli 2024 te voldoen aan de regels zoals de Wet gemeenschappelijke regelingen vereist. Uw raad heeft ervoor gekozen om middels een raadswerkgroep de zienswijzen op de ontwerp wijziging van de regelingen voor te breiden.
Hoofdactiviteit (rol): 3. Dienstverlening aan inwoners en ondernemers verbeteren
Actualiseren visie op (digitale) dienstverlening	Geactuaisserde visie op (digitale) dienstverlening	Wij overwegen de visie op de gehele dienstverlening te herijken. Onze visie op de dienstverlening dateert uit 2007, de visie op de digitale dienstverlening dateert uit 2015. Wij zien belangrijke ontwikkelingen die van invloed zijn op onze gehele gemeentelijke dienstverlening en op het functioneren van de ambtelijke organisatie. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het belang dat de samenleving hecht aan “maatwerk” in de dienstverlening, de rol van kunstmatige intelligentie en het oplopende tekort op de arbeidsmarkt. Om die reden overwegen wij - als onderdeel van een organisatieontwikkeltraject dat is opgestart - de beide visies in samenhang te herijken in één visiedocument op de dienstverlening. Wij zijn voornemens om de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek over de (digitale) dienstverlening daarin mee te nemen. Besluitvorming door het college hierover is in voorbereiding. De raad wordt hierover uiterlijk in december 2023 geïnformeerd. Een startnotitie voor herijking visie op de dienstverlening verwachten wij te agenderen vóór het zomerreces van 2024. Het verbeteren van de dienstverlening op de korte termijn heeft nadrukkelijk onze aandacht. Ook hierover wordt de raad geïnformeerd.
Het iteratief verbeteren van de digitaal aan te vragen producten	We behouden de score op digitale volwassenheid en verbeteren de score op klantbeleving	Het iteratief verbeteren van digitaal aan te vragen producten wordt meegenomen in zowel het verbeterplan dienstverlening voor de korte termijn als in de nog te ontwikkelen bredere visie op (digitale) dienstverlening. In Q1 2024 wordt een gebruikersonderzoek voor de website uitgevoerd.
Opstellen bestedingsplan vrijgekomen rijksmiddelen t.b.v. het fundamenteel verbeteren van de dienstverlening	Raadsvoorstel over het bestedingsplan	Een bestedingsplan opstellen is voor nu niet nodig, het extra budget dat vanuit de rijksmiddelen beschikbaar is gesteld wordt meegenomen in het op te stellen verbeterplan (digitale) dienstverlening voor 2024 en 2025. Wij zijn bezig met een verbeterplan voor dienstverlening aan inwoners en ondernemers, hiervoor stellen wij op korte termijn een projectleider aan om de organisatie hierbij te ondersteunen. Wij hebben sinds een jaar een eerste belangrijke stap gezet in het stapsgewijs verbeteren van de digitale dienstverlening. Er is hiervoor is een medewerker aangesteld, deze monitort het gebruik en de ervaringen met de digitale producten die wij beschikbaar hebben voor de inwoners.
Uitvoeren onderzoek naar digitale volwassenheid	Actuele informatie op www.waarstaatjegemeente.nl	Het gaat over specifieke producten die digitaal aan te vragen zijn. Landelijk wordt informatie verzameld over de producten die gemeenten digitaal aanbieden. Het gaat om bijvoorbeeld de mogelijkheden om op digitale wijze een aanvraag in te dienen voor een dienst die de gemeente verleent. Wij weten al dat ruim honderd producten digitaal beschikbaar zijn en al worden gebruikt voor onze dienstverlening. Over enkele producten wordt de afweging gemaakt om deze niet of pas later digitaal beschikbaar te maken omdat het (nog) niet past of de dienst niet geschikt is. Een separaat onderzoek uitvoeren lijkt voor dit moment onnodig. In het op te stellen verbeterplan voor de dienstverlening gaan wij beoordelen welke informatie er al is en aangeleverd kan worden ten behoeve van de site waarstaatjegemeente.nl . Wij beoordelen op een later moment of er meer diensten digitaal aangevraagd kunnen worden. Voor de korte termijn doen wij dit in het op te verbeterplan dienstverlening voor 2024-2025. Producten waarvoor er een uitgebreidere afweging nodig is, zullen beoordeeld worden bij de herijking van de visie op de dienstverlening.
Voorbereidende organisatorische en technische werkzaamheden verrichten in aanloop naar de Wet digitale overheid	Een soepele inwerkingtreding van de Wdo waarbij voldaan wordt aan wet- en regelgeving	Een toegankelijke website is voor alle doelgroepen beter te gebruiken. Daarom staat in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid dat overheidssites moeten voldoen aan toegankelijkheidseisen zoals vastgelegd in EN 301 549/WCAG 2.1 en daarover verantwoording moeten afleggen in een gepubliceerde toegankelijkheidsverklaring. Zomer 2023 zijn de websites van de gemeente getest op digitale toegankelijkheid. De resultaten worden verwerkt en de aanbevelingen zo goed mogelijk opgevolgd. De huidige B score voor de algemene website wordt minimaal gehandhaafd. De toegankelijkheidsverklaringen zullen worden gepubliceerd op de betreffende websites.
Voorbereidende organisatorische en technische werkzaamheden verrichten in aanloop naar de Wet open overheid	Een soepele inwerkingtreding van de Woo waarbij voldaan wordt aan wet- en regelgeving	De Wet open overheid is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo legt op bestuursorganen twee openbaarmakingsverplichtingen: op verzoek (passieve openbaarmaking) en uit eigen beweging (actieve openbaarmaking). De passieve openbaarmakingsverplichting bestond al onder de voorganger de Woo (de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit onderwerp was en is belegd bij team Juridische Zaken en daar hoeven geen nieuwe organisatorische maatregelen voor te worden genomen. Anders is dat voor de actieve openbaarmakingsplicht, dat wel een nieuw onderwerp is. In de Woo worden categorieën van informatie benoemd die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten maken. Het artikel in de Woo waarin deze actieve openbaarmakingsplicht is vastgelegd (artikel 3.3, eerste en tweede lid) is nog niet in werking getreden. De verplichting om de verschillende informatie-categorieën openbaar te maken treedt in fases in werking om overheden de tijd te gunnen de openbaarmaking van deze categorieën in te richten. Er is nog geen totaalvolgorde of tijdspad voor alle informatiecategorieën vastgelegd. Om de gemeente Pijnacker-Nootdorp voor te bereiden op de gefaseerde inwerkingtreding van de actieve openbaarmakingsplicht en om de benodigde organisatorische en technische maatregelen te implementeren is een ambtelijke projectgroep geformeerd. De gefaseerde invoering geeft ruimte voor een stapsgewijze voorbereiding, deze wijze is ook in lijn met de ambitie basis die het college als haalbaar acht voor dit onderwerp.
Voorbereidende organisatorische en technische werkzaamheden verrichten in het kader van het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid	We behouden de score op digitale volwassenheid en verbeteren de score op klantbeleving	Een toegankelijke website is voor alle doelgroepen beter te gebruiken. Daarom staat in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid dat overheidssites moeten voldoen aan toegankelijkheidseisen zoals vastgelegd in EN 301 549/WCAG 2.1 en daarover verantwoording moeten afleggen in een gepubliceerde toegankelijkheidsverklaring. Zomer 2023 zijn de websites van de gemeente getest op digitale toegankelijkheid. De resultaten worden verwerkt en de aanbevelingen zo goed mogelijk opgevolgd. De huidige B score voor de algemene website wordt minimaal gehandhaafd. De toegankelijkheidsverklaringen zullen worden gepubliceerd op de betreffende websites.

Wat gaat het kosten ?

De actualisatie van de begroting geeft het volgende beeld:

Taakvelden per programma	Begroting inclusief mutaties Kadernota 2023			Mutaties Najaarsnota 2023			Begroting inclusief mutaties Najaarsnota 2023
(bedragen € 1.000)	Lasten	Baten	Saldo	Lasten	Baten	Saldo	Lasten	Baten	Saldo
9 Bestuur en dienstverlening
012 - Bestuur	-3.548	32	-3.516	-82	0	-82	-3.630	32	-3.598
020 - Burgerzaken	-1.659	760	-899	-253	-2	-255	-1.912	758	-1.154
Mutaties reserves
012 - Bestuur	0	0	0	0	0	0	0	0	0
020 - Burgerzaken	0	8	8	0	0	0	0	8	8
Totaal	-5.207	800	-4.407	-335	-2	-337	-5.542	798	-4.744

De belangrijkste afwijkingen van de mutaties Najaarsnota 2023 worden toegelicht:

012 Bestuur

In 2023 vallen de accountantskosten hoger uit als gevolg van extra werkzaamheden voor de interimcontrole op administratieve organisatie (AO) en het opstellen van de (V)IC's, nadeel € 43.000.

Een wethouder heeft bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd recht op een APPA-pensioen vanwege het wethouderschap. Hiervoor wordt door de gemeente een voorziening gevormd ter dekking van de toekomstige pensioenverplichtingen. Jaarlijks wordt op basis van individuele actuariële berekeningen het bedrag berekend dat moet worden toegevoegd aan de voorziening. Dit bedrag fluctueert jaarlijks en is sterk afhankelijk van de gehanteerde rekenrente vanuit de Circulaire BZK pensioenen en inhoudingen APPA . Door de stijgende rente is de begrote aanvullende storting van €200.000 (voordeel) niet noodzakelijk.

Op basis van de VNG Kadernota wordt de financiele bijdrage voor VNG fonds GGU bijgesteld, nadeel € 19.500.

Op basis van de gerealiseerde urenverantwoording heeft binnen de begroting een herverdeling van de uren plaatsgevonden. Dit heeft voor taakveld Bestuur € 186.000 (nadeel) aan hogere lasten tot gevolg. De herverdeling van de toegerekende interne uren heeft per saldo geen financieel effect op het begrotingssaldo.

020 Burgerzaken

Op 22 november 2023 vinden de vervroegde verkiezingen voor de leden van de Tweede Kamer plaats. Het is een wettelijke taak van de gemeente om deze verkiezing te organiseren, kosten worden geschat op € 125.000. Vanuit het Rijk worden hier geen extra middelen voor beschikbaar gesteld via de septembercirulaire. Voorgesteld wordt om het restant van de stelpost onvoorzien van €20.000 in te zetten waardoor een nadeel van €105.000 (nadeel) resteert ten laste van het begrotingssaldo.

Verschuiving van een inhuurbudget van € 200.000 ter dekking van externe KCC medewerkers van de interne kostenplaats naar het juiste taakveld 020 Burgerzaken waar deze uitgaven onder vallen conform IV-3 voorschriften. Voor de begroting heeft dit geen financiële gevolgen.

Op basis van de gerealiseerde urenverantwoording heeft binnen de begroting een herverdeling van de uren plaatsgevonden. Dit heeft voor taakveld Burgerzaken € 70.000 aan lagere lasten tot gevolg. De herverdeling van de toegerekende interne uren heeft per saldo geen financieel effect op het begrotingssaldo.